Должная осмотрительность: гид по проверке контрагентов

Проверка контрагента нужна не для галочки. Когда у поставщика находят признаки фирмы-однодневки, налоговая снимает вычеты, а следствие начинает выяснять, знал ли покупатель, с кем работает. Защитой становится доказанная должная осмотрительность: вы проверили партнёра по доступным источникам, заметили или не нашли тревожных признаков и сохранили следы этой работы.

Ниже описано, где искать сведения, какие признаки должны насторожить, как оформить результат и как часто повторять проверку.

Открытые реестры: откуда брать сведения

Базовый набор бесплатен и доступен каждому. Выписку из ЕГРЮЛ получают на сайте ФНС: там видны дата регистрации, руководитель, учредители, адрес и виды деятельности. Сервис «Прозрачный бизнес» ФНС показывает сведения о численности, уплаченных налогах, задолженности и наличии массового адреса или руководителя.

Картотеку арбитражных дел смотрят на kad.arbitr.ru, гражданские дела ищут через сайты судов на sudrf.ru. Банк данных исполнительных производств ведёт ФССП. Реестр недобросовестных поставщиков и сведения о госконтрактах публикуются в единой информационной системе закупок.

Если деятельность лицензируемая, проверьте лицензию в реестре соответствующего ведомства. Для крупных сделок полезна бухгалтерская отчётность из государственного информационного ресурса ФНС.

Признаки формальной компании

Отдельный признак ещё не означает, что компания фиктивная. Настораживать должно их сочетание, особенно при крупной сумме или необычно низкой цене.

Отдельно оцените деловую репутацию: отзывы других компаний, участие в закупках, упоминания в прессе. Связи с ранее ликвидированными или проблемными фирмами видны по составу учредителей.

Как зафиксировать проверку

Проверка, которая не оставила следов, в споре не поможет. Налоговая и следствие исходят из того, что вы можете показать документами.

Сохраняйте выписки из ЕГРЮЛ в PDF с датой формирования. Делайте снимки экрана из сервисов ФНС, картотеки судов и ФССП так, чтобы была видна дата. Запрашивайте у контрагента копии устава, приказа о назначении директора, доверенности представителя, сведения о складах и персонале.

Всё собранное сведите в досье: короткое заключение о проверке, кто её провёл и когда, какие риски найдены и почему сделка всё же одобрена. Переписка о переговорах, коммерческие предложения, фото встреч и офисов тоже подтверждают, что партнёр был реальным.

Глубина проверки по размеру сделки

Объём работы разумно соотносить с риском. Для разовой покупки канцелярии хватит выписки из ЕГРЮЛ. Для поставки на значительную сумму или долгосрочного договора нужно больше.

При крупной сделке стоит выехать на склад или производство, познакомиться с руководителем лично, запросить рекомендации у других покупателей. Полезно проверить, есть ли у поставщика собственные ресурсы: транспорт, склады, работники нужной квалификации. Налоговая оценивает именно это, когда решает, могла ли фирма фактически исполнить договор.

Утвердите внутренний регламент: какие проверки обязательны при каком объёме сделки и кто их подписывает. Регламент сам по себе служит доказательством того, что компания подходит к выбору партнёров системно.

Регулярность: проверка не на один раз

Данные о контрагенте меняются. За год у поставщика может смениться директор, появиться долги и отметка о недостоверности адреса. Проверка при заключении договора не защищает от рисков по поставкам через год.

Повторяйте проверку при каждой новой крупной поставке, при подписании допсоглашений и не реже раза в год для постоянных партнёров. Удобно подписаться на уведомления сервисов об изменениях в ЕГРЮЛ.

Если признаки риска появились во время исполнения договора, зафиксируйте это и решите, продолжать ли работу. Продолжение сделки после явных сигналов следствие расценит как осведомлённость.

Архив досье: сколько и как хранить

Налоговая проверка охватывает три года, предшествующие году её назначения, а следствие может заинтересоваться сделками и за больший период. Храните досье по контрагентам не меньше пяти лет после окончания договора.

Лучше держать архив в двух формах: электронной, с сохранением исходных файлов и дат, и бумажной для ключевых документов. Назначьте ответственного за архив, чтобы при смене бухгалтера документы не пропали.

При обыске или выемке досье может быть изъято. Держите копии вне офиса. Это позволит быстро восстановить позицию и подготовить возражения.

Когда нужен адвокат

Адвокат помогает составить регламент проверки, оценить спорного контрагента перед крупной сделкой и подготовить позицию, если налоговая или следствие уже задают вопросы по партнёрам. Чем раньше собрано досье, тем проще защищать реальность операций.

Если претензии уже предъявлены, адвокат сверяет досье с доводами инспекции, находит пробелы и подсказывает, какие документы можно получить задним числом законно: письма контрагента, свидетельские пояснения сотрудников, сведения о перевозчиках и складах. Подделка документов задним числом недопустима и сама создаёт уголовный риск.

Основной канал связи с адвокатом — электронная почта attorneypetrova@gmail.com